Las empresas tienen la obligación de destruir los documentos siguiendo las pautas impuestas por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y cumpliendo todas las medidas de seguridad pertinentes. No obstante, en el momento de decidir que tipo de destrucción es más conveniente para su negocio, es importante tomar en cuenta esta normativa y contemplar la capacidad de destrucción que tiene cada método, más allá del contenido del propio documento en sí.
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Los tipos de destrucción de documentos
El primer punto que debe sopesar antes de escoger el mejor método para su empresa es el uso que se dará a la destrucción de documentos y la regularidad de este proceso. En este contexto, se encontrará con dos opciones:
● La destrucción puntual de documentación
Además, el soporte guarda un papel muy importante, pues no todos los materiales a destruir son iguales. En una tienda o una empresa dedicada a la venta de inmueble, el grueso de la documentación consistirá en contrataciones y facturas. Sin embargo, en un negocio sanitario se contiene información sensible como los historiales médicos, que requieren de mayores medidas de seguridad.
El plan de destrucción de documentos en la empresa
Independientemente del tamaño de la empresa, todo negocio debe tener un plan de destrucción de documentos. Es algo que exige el Reglamento General de Protección de Datos de 2018 para todas las empresas que manipulen datos personales de trabajadores, clientes o proveedores.
En el Artículo 92.4 se recoge lo siguiente:
«Art. 92.4 Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.»
Además, se muestra la necesidad de contratar a una compañía especializada en la destrucción de documentos que siga rigurosamente los protocolos estipulados y que cumpla con lo que exige esta ley en cuestión de privacidad.
Contratación de una empresa para la destrucción de documentos
En la actualidad es muy sencillo contratar a una empresa especializada en la destrucción de documentos, pues hay negocios especializados en ello que son altamente solventes. Además, de esta forma, se puede despreocupar de los métodos o regularidad en la que tiene que realizar este proceso. Será la empresa experta la que se encargue de evaluar su situación y asesorar sobre la fórmula más adecuada en su caso.
La empresa de destrucción de documentos se presentará para hacer la recogida del material pertinente, con la correspondiente custodia del mismo. Para el almacenamiento previo, es interesante que cuente con recipientes adecuados y bajo llave en los que guardar toda la documentación de forma segura. A partir de ese momento, será responsabilidad de los expertos deshacerse de todos los documentos siguiendo el protocolo. Por último, se le entregará un Certificado de Destrucción de Documentos como prueba de legar de que la eliminación se ha hecho efectiva.